Das Unternehmen hat eine neue Funktion etabliert, um Transparenz in das Projektportfolio zu bringen. Zu viele Projekte liefen gleichzeitig, es fehlte an Priorisierung und an einer Projektübersicht. Ressourcen wurden ad-hoc in Projekte involviert und viele Projekte liefen “ewig”, ohne sichtbaren Fortschritt.

Zunächst haben wir gemeinsam mit dem Abteilungsleiter den Service-Katalog des neuen PMOs definiert und Prioritäten zwischen den verschiedenen PMO Prozessen abgestimmt. In einer Standortanalyse mit Mitgliedern der Geschäftsleitung wurden die wichtigsten “pain points” bestimmt, die die neue Funktion vor allem lösen sollte.

Schnell wurde klar, dass zur Verbesserung der Zusammenarbeit auch ein PPM System benötigt wurde. Also haben wir mittels renommierter Anbieterreferenzen (Gartner, Forrester, IDC) eine Liste von 15 potentiell interessanten Systemanbietern erstellt.

Im RfI Prozess haben wir diese Liste auf Anbieter 3 reduziert, um dann von diesen im RfP Prozess detaillierte Angebote einzuholen.

Workfront (damals noch vor dem Kauf durch Adobe) lieferte das überzeugendste Gesamtpaket aus Portfolio-, Projektmanagement- und Projektzusammenarbeit-Funktionalität.

Wir haben die wichtigsten Projektmanagementprozesse definiert (Projektleiter Handbuch) und das System und Prozess an ca. 100 Projektleiter ausgerollt.

• Leistungsumfang des PMO definiert
• Standortanalyse mit dem Management
• PPM Anbieterauswahl (Long list, Short List)
• Prozesse und Schulungsmaterial erstellt
• Workfront mithilfe eines spezialisierten Partners konfiguriert
• Schulungen durchgeführt und PPM System ausgerollt

Workfront hat die Projektransparenz im Unternehmen nachhaltig verändert. Trotz initialer Skepzis seitens des Vorstands wurde nach kurzer Zeit die Projektliste in Workfront die “golden source of truth”. Die Strategie musste über Projekte in Workfront abgebildet werden und der erfolgreiche Abschluss von Projekten wurde Bestandteil der Zielgespräche des Managements.

Projektleiter hatten mit Workfront erstmalig ein System, um ihr Projekt zu planen und abteilungsübergreifend durchzuführen.

Selbst ohne Unterstützung des Top-Managements ist die Einführung von Projektportfoliomanagement möglich. Allerdings braucht man Geduld, gute Vorlagen, Erfahrung und Taktgefühl, um die Mitarbeiter mitzunehmen.

Der PPM Mark ist extrem divers (mit über 300 Anbietern lt. crozdesk, einer Vergleichsplattform für Softwarelösungen). Die wirklich guten Anbieter zu finden ist wie die Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen. Dennoch gehört Glück dazu, denn die beste Auswahl heute ist nicht unbedingt die beste Auswahl ein Jahr später.