Der IT-Teil der Organisation verfügte über ein etabliertes, auf PMI basierendes Programm-Governance-Framework, das an die spezifischen Bedürfnisse der Firma angepasst war. Dieses Framework berücksichtigte jedoch nicht die komplexe Beziehung und Verantwortlichkeiten zwischen IT und Business bei der Ausführung von Programmen. Die Projektleitungsrolle war zum Teil doppelt besetzt (fachlich und IT) ohne klar geregelte Gesamtverantwortung.

Wir haben in Workshops mit ausgewählten Abteilungen das existierende Framework erweitert und zunächst eine knapp gehaltene, verbindliche Policy erstellt, die Rollen und Verantwortlichkeiten für Projektdurchführung und Projektüberwachung klar regelt.

Die Policy wurde über eine grafisch aufwändig gestaltete, navigierbare Prozessdokumentation erlebbar und nutzerfreundlich gemacht. Je nach Projekttyp und Projektrolle konnten nun alle Beteiligten übersichtlich durch die verschiedenen Prozessschritte navigieren.

Der Rollout des Prozesses wurde durch eine Kombination aus Webcasts, Blogs, globalen Telefonkonferenzen sowie interaktiven und aufgezeichneten Schulungen durchgeführt – unterstützt durch einen sorgfältig ausgearbeiteten Kommunikationsplan.

• Governance Policy abgestimmt
• Projekt Governance Framework als navigierbarer Prozess erstellt – das Change Governance Framework
• Rollout & Training für alle Projekt- und Programm Manager

Erstmalig existierte für das gesamte Unternehmen eine einheitliche Projektdefinition, ein Standardsystem für die Projektsteuerung (Clarity PPM) sowie ein Standard-Framework für die Projektdurchführung (Change Governance Framework – basierend auf PMI).

Die wichtigsten Projekte wurden zentral regelmäßig auf Herz und Nieren geprüft, wenn sie bestimmte stage-gates erreicht haben, sowie regelmäßig jedes Quartal in der Durchführungsphase. Als Basis für die Prüfung diente das Change Governance Framework, standardisierte Artefakte (z.B. Charter-Dokument oder Projektmanagementplan) sowie Daten im PPM System Clarity.

Die Aufteilung in IT-Projektmanager und Business-Projektmanager ist überholt. Für den Projekterfolg ist es essentiell, dass es eine klar geregelte Verantwortung für den Sponsor und den Projektmanager gibt und der Sponsor die Verantwortung für den Projekterfolg und die Projektergebnisse übernimmt.