Das Projektportfolio der Organisation ist immer komplexer geworden, bedingt durch IT-Outsourcing, Einführung von gemeinsamen genutzter IT Komponenten, sowie großer Initiativen, die die zentrale Infrastruktur betroffen haben. Projekte wurden in viel stärkerem Ausmaß voneinander abhängig als zuvor. Die gegenseitige Abhängigkeit von Projekten im mußte systematisch erfasst und gesteuert werden.

Wir haben eine Gruppe aus erfahrenen Programm-Managern zusammengestellt, um gemeinsam an der Definition eines neuen Prozesses zu arbeiten. Wir haben auch eine dedizierte Sprache definiert (z. B. “Lieferndes Projekt”, “Empfangendes Projekt”), um die Kommunikation und Sprache über Abhängigkeiten zwischen den Stakeholdern zu vereinfachen.

• Prozess mit Expertengruppe erstellt
• Dokumentation auf Confluence
• Rollout und Training mittels best-practise Beispielen

Nach Erfassung der wichtigsten Abhängigkeiten konnte man schnell die zentralen Projekte sehen, von denen alle irgendwie abhängig waren. Diese waren oftmals – alleine gesehen – nicht besonders wichtig, aber ihre zentrale Position brachte sie nun in den Fokus.

Der Prozess “Dependency Management” war so erfolgreich, dass die neue Sprache bald auf Vorstandsebene des Unternehmens verwendet wurde. Man sprach wie natürlich vom “delivering project” oder “receiving project”. Dependency Management wurde in die Kernkompetenzen für erfolgreiches Programm Management aufgenommen.

Abhängigkeiten in einem hochkomplexen Projektportfolio können nicht zentral gesteuert werden können, sondern muss als Kernkompetenz der Programm-Manager verstanden werden. Zentral konnte nur ein Prozess etabliert werden sowie sichergestellt werden, dass alle Programme dieses Prozess verstehen und befolgen.

Auch im agilen Projektumfeld müssen Abhängigkeiten “nach außen” gesteuert werden. Dies geschieht am besten durch einen Vertrag – ein Handshake – zwischen den beteiligten Projektmanagern.

Das Management von Abhängigkeiten ist eine Königsdisziplin im Projektportfoliomanagement: nur wenn beide Seiten ihren Projektplan im Griff haben, kann man verlässlich Abhängigkeiten definieren.

Nicht alles sind Abhängigkeiten: manchmal ist es besser Ergebnisse von anderen in das eigene Programm zu integrieren und selbst zu verantworten.